Nous vous apportons une liste avec les 10 fonctions Excel que tout le monde devrait connaître Et qu’on le veuille ou non, la vérité est qu’il s’agit d’un outil de chargement et d’analyse de données qui est toujours en vigueur 30 ans après son lancement, en raison de son universalité et en plus d’être très facile à comprendre dans la plupart des cas .
Pas en vain Satya Nadella, PDG de Microsoft, assure que Excel est le produit par excellence de votre entreprise et au-dessus des autres outils à votre disposition sur le marché, quelque chose qui est soutenu par l’utilisation de 750 millions de personnes dans le monde.
Les feuilles de calcul prennent beaucoup de temps hors de nos activités de travail, une raison suffisante pour que nous prenions le temps de découvrir ces fonctions qui vous feront sûrement gagner du temps et vous faciliteront la vie.
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Colle spéciale
Copier et coller est l’une des fonctions les plus simples et les plus utilisées dans Excel, cependant, plusieurs fois, nous apportons les données dans un format que nous ne voulons pas, ou nous copions une formule au lieu de simplement récupérer la valeur.
Avec l’option de collage spécial, tout sera résolu, car cela vous permet de choisir les éléments de la cellule copiée que vous souhaitez apporter. Après avoir copié votre cellule avec la combinaison de Ctr + C, vous devez appuyer sur Ctrl + Alt + V pour ouvrir Collage spécial, puis faites votre sélection. Vous pouvez utiliser Alt + E + S + V qui est le raccourci pour coller des valeurs.
Ajouter plusieurs lignes
Une autre fonction que vous devez nécessairement connaître dans Excel est d’ajouter plusieurs lignes en même temps. Le raccourci clavier Ctrl, shift, + c’est assez utile pour cela, d’autant plus que vous pouvez basculer le + pour ajouter plusieurs lignes.
Il suffira aussi de sélectionnez le nombre de lignes que vous souhaitez ajouter, par exemple 6 lignes, puis tu fais un clic droit et tu peux donc insérer en masse.
Remplissage rapide
Excel a incorporé une nouvelle fonction depuis la version 2013 qui rend la vie beaucoup plus facile, elle s’appelle Flash Fill et se charge de remplir automatiquement vos données lorsqu’il détecte un motif.
Par exemple, vous avez une liste de numéros de produits dans les dix premières cellules de la colonne A, «A-00010» à «A-00020″ et vous n’avez qu’à ajouter les numéros après le trait d’union, alors vous pouvez facilement jeter la lettre » A « Utilisation du remplissage Flash.
Pour activer Flash Fill vous devez aller dans «Options de fichier» puis «Avancé», après cela, vous pouvez le démarrer en appuyant sur le raccourci clavier Ctrl + E.
Indice de correspondance
Jusqu’à présent, nous avons beaucoup utilisé la fonction FindV, mais c’est un outil qui a ses limites dans Excel, car il vous permet uniquement de rechercher des valeurs de gauche à droite. avec Index and Match, vous pouvez rechercher une valeur n’importe où dans la table de recherche, quelle que soit sa position.
Disons que vous avez une feuille de calcul avec une liste de produits. Il comporte des colonnes intitulées « Numéro de produit », « Utilitaire », « Nom du produit » et « Revenus ». Dans une autre feuille de calcul, vous avez une liste des noms de produits et vous voulez savoir combien de profit chaque produit a généré.
Dans ce scénario, nous utilisons le nom du produit pour rechercher des revenus et dans ce cas, SearchV ne fonctionnerait pas, il est donc temps d’utiliser Index and Match.
SOMME
Nous allons maintenant parler de l’une des fonctions que vous apprendrez probablement en premier lorsque vous arriverez à Excel. L’ajout de colonnes ou de lignes est très simple, bien que vous puissiez suivre la procédure à partir des boutons, il existe un moyen beaucoup plus simple de le faire et c’est de sélectionner la cellule à la fin d’une ligne ou d’une colonne et appuyez sur Alt + pour l’obtenir en quelques secondes.
Ctrl Z et Ctrl Y
Ctrl Z sera votre nouveau meilleur ami, car ce raccourci vous permettra d’annuler toutes les erreurs en quelques secondes. Mais vous avez aussi la combinaison de Ctrl Et qui fait exactement le contraire: refaire ce que tu faisais.
Les deux fonctionnent ensemble, sont parmi les plus utiles dans Excel lorsque vous apprenez et lorsque vous êtes confronté à une quantité considérable de chiffres et de calculs.
Supprimer les doublons
Passons maintenant à une fonction qui est parmi les plus simples à utiliser, mais qui n’est pas toujours connue et qui est celle d’Éliminer les doublons. Cette fonctionnalité vous permet d’éliminer les doublons dans une plage de données donnée. Vous pourrez éliminer les valeurs que vous souhaitez ne pas dupliquer et les placer dans une feuille supplémentaire, pour utiliser la fonction vous pouvez aller dans l’onglet «Données» de la section «Outils de données».
Lorsque vous souhaitez uniquement mettre en évidence les doublons, vous pouvez le faire par mise en forme conditionnelle dans le raccourci Alt HLVous pouvez également le trouver dans le menu «Démarrer» dans l’option «Styles».
Geler les colonnes
Il s’agit d’une fonction tout aussi utile que les précédentes, car elle vous permettra de faire défiler vers le bas une grande table de données. Vous pouvez figer uniquement la première ligne, la première colonne ou n’importe quel nombre des deux, afin que vous puissiez identifier les colonnes et les lignes de la zone que vous souhaitez geler.
Ensuite, il vous suffit de sélectionner la cellule immédiatement à droite de ces colonnes et en dessous de ces lignes, allez dans l’onglet «Affichage» et maintenant «Geler» dans la rubrique «Affichage». Le raccourci pour cette fonction est Alt WF.
F4
Croyez-le ou non, la touche F4 peut être très utile dans Excel. Cette clé peut vous aider lors de la création d’une référence absolue, car il vous permettra de basculer entre les différentes options.
Une autre utilisation est celle que peu connaissent, mais qui pourrait sérieusement améliorer la productivité d’Excel et c’est que appuyer sur F4 répète votre dernière action, le cas échéant. Par exemple, si vous venez d’appliquer une bordure à une cellule, en appuyant sur F4 vous pouvez l’appliquer à nouveau aux autres et ainsi la répéter dans toutes les actions que vous souhaitez.
CTRL + Flèches
Nous avons atteint le dernier des 10 fonctions Excel que tout le monde devrait connaître et c’est bien utile. Plusieurs fois, nous commençons à faire défiler un ensemble de données pour atteindre la fin, mais la vérité est qu’il n’est pas nécessaire de faire défiler autant, vous pouvez simplement utiliser l’un des raccourcis les plus utiles : Ctrl et la flèche vers le bas.
La même fonction s’applique avec la flèche vers le haut, mais également vous pouvez le combiner avec une autre touche en utilisant Ctrl, Shift et la flèche pour aller surligner ou sélectionner compléter des sections d’un dossier de manière beaucoup plus efficace et rapide.
Vous devez garder à l’esprit que lorsqu’il y a des espaces ou des lacunes dans vos tableaux de données, cette fonction ne vous amènera qu’au prochain espace vide, donc si vous voulez continuer à monter et descendre, vous devez vous positionner dans la cellule suivante avec des informations pour que cela fonctionne.
Rappelle-toi que ces astuces sont très utiles pour votre travail quotidien et vos activités scolaires, nous vous recommandons donc de les mettre en pratique dès maintenant afin que vous puissiez profiter pleinement d’Excel et que vous puissiez également apprendre à vos collègues ou à votre famille tout ce qu’ils peuvent faire avec cet outil de travail qui ne se démodera tout simplement pas.
Passant par: HBR
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