Savez-vous comment rendre les documents obligatoires au bureau de poste ?Connaissez-vous les étapes à suivre pour y arriver ? Ne t’en fais pas pour ça. On va t’apprendre à le faire.
Qu’est-ce que la boussole documentaire ?
Il se peut que vous souhaitiez faire une maîtrise ou que vous postuliez à un concours. Il se peut également que vous ayez à soumettre des documents à l’administration publique et que l’on vous ait demandé de les remplir. Les documents obligatoires font référence au processus par lequel un expert fait correspondre un original et une copie. Cette comparaison sert à prouver que la copie est exactement la même que l’original que vous présentez. Toutefois, la boussole des documents ne sert pas à corroborer l’authenticité du document qui est présenté comme original. Pour corroborer l’authenticité de la copie et de l’original, une copie authentiqueest nécessaire. Si vous voulez en savoir plus sur ce type de copies vous pouvez vérifier les informations dans l’articleCómo compulsar documentos en Madrid
Pour qu’un documentsoit dûment certifié, il doit comporterun cachet qui valide la boussole, le numéro d’identification, la signature du compas et la date à laquelle il prend effet. Toutefois, il est de plus en plus fréquent que les bureaux d’enregistrement aient tendance à utiliser les nouvelles technologies pour l’obligation de produire des documents. Dans ces cas, il s’agit d’une numérisation instantanée du document qui a la même validité qu’une compulsion classique. Les documents qui sont numérisés dans les bureaux d’enregistrement (y compris la poste), comprennent.
- Le code de vérification sécurisé ou CSV
- La signature électronique de l’hôtel de ville où se trouve le bureau du greffe en tant qu’organe administratif.
- La date à laquelle l’expédition est effectuée par voie numérique.
En règle générale, les documents les plus souvent certifiés sont l’INN et le diplôme universitaire.
Pour certifier les documents, vous pouvez vous adresser aux bureaux d’enregistrement. Parmi ces bureaux, les plus utilisés sont :
- Les bureaux situés dans les mairies qui ont signé la convention «One Stop Shop».
- Au sein des organes administratifs, il existe un espace d’enregistrement où les documents demandés par cet organe peuvent être certifiés.
- Le bureau de poste.
ORVE ou Service d’enregistrement électronique virtuel auprès de l’Administration
Correos permet la compulsa de documents via son service ORVE. Le service ORVE offre aux entreprises et aux particuliers la possibilité d’envoyer instantanément des documents numérisés à toutes les administrations publiques de notre pays qui adhèrent à ce service.
Il s’agit d’un service immédiat dont le tarif commence à3.21 € (TVA comprise). Grâce au service ORVE, les documents sont envoyés immédiatement sous format électronique. Les employés de La Poste sont chargés de les vérifier et de les scanner pour corroborer leur véracité. C’est ainsi que commence la boussole.
Comment certifier les documents au bureau de poste
Le processus de compactage de documents consiste essentiellement, comme nous l’avons mentionné quelques lignes plus haut, à comparer et valider un document. Ce service est assuré par un employé de La Poste. L’employé fait correspondre et valide la compulsa au moyen d’une signature électronique. «L’utilisation du format et de la structure des données des normes techniques applicables (SICRES 3.0 et dérivés)» avec une résolution minimale de 200 ppp, servent à valider le document et l’opération elle-même. L’obligation de rendre les documents au bureau de poste par le système ORVE offre des garanties de sécurité à ses clients, une gestion rapide et un gain de temps considérable. Il n’est pas nécessaire de les présenter dans l’administration publique qui exige la contrainte.
Quelles sont les étapes à suivre pour certifier les documents au bureau de poste ?
Les étapes à suivre pour certifier les documents par le biais de l’enregistrement électronique au bureau de poste sont très simples. Examinons les plus importantes ci-dessous.
- Rendez-vous au bureau de poste le plus proche avec l’original à compiler. Correos pourra ainsi vérifier son authenticité, l’enregistrer et l’envoyer à l’Administration Publique correspondante.
- Préparer la documentation. Le fonctionnaire qui reçoit l’original pour sa contrainte de vérifier qu’il remplit les conditions nécessaires pour pouvoir être numérisé. Au cours de ce processus, le travailleur vérifie la taille, enlève les agrafes, les agrafes ou les reliures et s’assure qu’il n’y a aucune détérioration grave qui empêcherait la numérisation de l’original. Pour que les documents soient valables pour leur contrainte, ils doivent répondre aux exigences suivantes : ils doivent être au format A4, avec des bords lisses et sans reliure. Si la taille est plus grande, les employés ne pourront pas faire une photocopie ou effectuer toute manipulation de l’original qui pourrait compromettre sa véracité. Les employés du service du courrier n’accepteront aucune reliure ou document électronique à des fins de contrainte ; aucun document qui pourrait être endommagé au cours du processus d’authentification n’est numérisé. Les documents qui, de par leur nature ou l’état dans lequel ils se trouvent, peuvent être endommagés par la numérisation ne seront pas certifiés électroniquement. Il ne faut pas oublier que les employés de La Poste ne savent pas si l’un ou l’autre document est exempté de la contrainte.
- Manipuler la documentation. Une fois qu’il a été vérifié que le document peut être numérisé et certifié électroniquement, on demande au citoyen s’il souhaite l’accompagner d’autres objets non scannables. Comme les disquettes, les cassettes ou Cd´s. Ces documents peuvent accompagner les scannables par lettre recommandée jointe. A cette lettre s’ajoute le code CD de Correos dans la section des commentaires pour unifier les deux éléments.
- Numériser, assembler et collecter. Une fois la documentation préparée, elle est numérisée dans les machines de La Poste. Après la numérisation, l’employé de Correos doit procéder à la révision de chacune des copies numérisées pour corroborer que tout est en ordre. Vous devez vérifier que toutes les feuilles sont lisibles et qu’elles correspondent bien à l’original. Le taux à appliquer est celui défini à cet effet.
- Saisissez la pièce. Après avoir vérifié la véracité du document et que tout est en ordre, l’employé de la poste accède au «Registre électronique des administrations publiques» du MINHAP où toute la documentation numérisée sera enregistrée. Dans ce portail sont introduites les données de l’administration publique à laquelle s’adresse la compulsa et les données du client qui effectue l’expédition. Le registre est signé électroniquement par La Poste pour donner véracité et effet compulsif à la documentation. Le client doit apporter comme preuve d’inscription un reçu officiel du «Service d’enregistrement électronique virtuel auprès de l’Administration (ORVE)».
N’oubliez pas que la fonction du bureau de poste est simplement de transmettre. Correos se charge d’envoyer ces copies électroniques certifiées conformes à l’administration publique demandée par le client. Ils ne peuvent jamais être les dépositaires des originaux ou des copies que le client souhaite présenter. Les documents contraignants au bureau de poste sont immédiats. Ils ne pourront jamais conserver les originaux ou les copies pour des raisons de sécurité et de respect de la LOPD.
Si vous voulez apprendre à obliger des documents n’importe où en Espagne, nous expliquons également dans ce lien.